Volledig, intuïtief en totaal geïntegreerd in onze bestelprocessen.

8.600 voertuigen, waarvan 2.300 utilitaire voertuigen en 6.000 personenwagens: dat is de vloot van rollend materieel die Eddy Van dycke als Business Support Manager bij ENGIE Fleet beheert. Niet alleen voor de diverse afdelingen van ENGIE, maar ook voor andere bedrijven die fleet diensten wensen. Van het bestellen van leasewagens tot en met de volledige begeleiding van het vlootbeheer en consulting. 

Eén passie

Wanneer Eddy Van dycke zijn Business Support-pet op heeft - hij heeft er nog eentje, als Supplier Relations Manager - ondersteunt hij interne en externe klanten, samen met een vijfkoppig team. Hun terrein is customer care, schadebeheer en energy en alles wat daarrond hangt.

Een terrein dat sterk evolueert.

“Vroeger bleef een car policy vaak jarenlang onveranderd. Nu moet je constant bijsturen. Voor vlootbeheer moet je niet alleen de markt kennen, maar ook HR skills in huis hebben én weten hoe de fiscaliteit in België precies in elkaar zit. Maar als auto’s en fleet management je passie zijn, dan voelt dit niet als werken. Die passie delen we allemaal.”

Passie is ook nodig, want de uitdaging is behoorlijk. Elke klant vraagt een ander servicelevel, heeft een eigen profiel, een eigen car policy en calculatiemethode. Ook de totale grootte van deze vloot maakt een verschil. Bovendien zit mobiliteit in een transitie. Naar een grotere diversiteit in motorisaties, bijvoorbeeld, met klanten die met verschillende snelheden hun wagenpark klaarmaken voor de toekomst.

“Snel schakelen is hier vaak nodig maar niet altijd even makkelijk. Maar de expertise die we hier hebben opgebouwd, helpt zeker. En door het volume van ons wagenpark kunnen we profiteren van synergiën. Eenvoudig samengevat: best practices voor de ene klant kunnen we toepassen voor een ander. Met 2.000 offerteaanvragen per jaar hoeven wij geen apart benchmarkonderzoek te doen.” 

Fleet Agent sinds 2012

De samenwerking van ENGIE Fleet met Alphabet dateert alweer van 2005, toen nog onder de naam ING Car Lease. De kern van die samenwerking was - en is nog steeds - car leasing, waarbij de voertuigen door de gebruikers worden gekozen en besteld. Het totale beheer van die bedrijfswagens wordt mee ondersteund door de tool Fleet Agent. ENGIE Fleet maakte er al in 2011 kennis mee en begon ermee te werken in 2012.

“Ondertussen is Fleet Agent volledig geïntegreerd in onze processen en hanteren we één eigen calculatiemethode voor al onze eindklanten met hun uiteenlopende systemen. Een behoorlijke klus maar het resultaat mag er zijn. Alphabet heeft over de hele lijn meegedacht en oplossingen gezocht bij het integreren van de tool.

“Ik mag zeggen dat wij erg pro Fleet Agent zijn. Al bijna tien jaar lang.”

Fleet Agent: welke functies?

De tool biedt heel wat functies. Wat doet ú er vooral mee?

“Fleet Agent is eerst en vooral een heel volledige tool. We gebruiken bijna alle functies, doorlopend. Enkel schadebeheer verloopt apart bij ons. Concreet gaat het over:

• Eenvoudig leasetarieven berekenen
• Offertes maken en vergelijken
• Auto’s bestellen
• De status van bestellingen opvolgen
• Contractdetails bekijken
• Managementinformatie naar Excel exporteren
• De fiscale waarde van leaseauto’s opzoeken
• Eenvoudig eigen bijdrages berekenen”

De belangrijkste pluspunten?

“Ik kan dat samenvatten in drie sleutelwoorden:

Fleet Agent is volledig, intuïtief en makkelijk te integreren in bestelprocessen. 

Dit zijn dan ook de 3 key argumenten die we zouden aanhalen om andere bedrijven te overtuigen.”

Wat vinden eindgebruikers ervan?

“We hebben zo’n 3.500 eindgebruikers, en die zijn onverdeeld positief, bij al onze klanten, intern en extern. Onlangs moest ik zelf een nieuwe auto kiezen en was ik nog eens eindgebruiker.

Een groot pluspunt is het feit dat u meteen de impact ziet op het maandelijkse leasebedrag en de TCO van bepaalde keuzes bij de configuratie. Dat is goed voor jou als gebruiker, maar ook voor de fleet manager of de hr-verantwoordelijke. Die moet anders veel meer uitleggen en discussies voeren. Niet zo met Fleet Agent!

De gevraagde offertes zijn in real-time beschikbaar. U ziet dus meteen de impact van bepaalde keuzes. Veel makkelijker te begrijpen voor iedereen die niet elke dag met fleet management bezig is. Bovendien kan de bestuurder op basis van juiste cijfers vergelijken en kiezen uit diverse motorisaties/brandstoftypes. Ook dat is een voordeel. 

De 24/7 toegankelijkheid wordt vaak aangehaald als pluspunt. Hieraan moet ik wel aan toevoegen dat de werkgever beslist wat al dan niet toegankelijk is voor de medewerker. U ziet bijvoorbeeld dat de toegang tot Fleet Agent om een wagen te configureren soms afgesloten wordt van 8 tot 17 uur. Dat kan.

En een wagen kiezen, berekenen en bestellen verloopt snel en vlot, dat weten we uit lange ervaring. En dat is goed, want de nieuwe wagen kan er meestal niet snel genoeg zijn (lacht).”

Rapportering

Fleet Agent laat toe, geregeld rapporten te genereren, zoals het een managementtool betaamt. Op dat vlak heeft ENGIE Fleet als grote Alphabet-klant een bijzondere oplossing gevraagd en verkregen.

“Wij krijgen een zo ruim mogelijk rapport op wekelijkse basis. Daarin staat alle detailinfo over bestellingen, maar ook over alle rijdende en gestopte voertuigen. Eenzelfde rapport vragen we van al onze leasepartners. Dit om onze database te checken en te voeden, de nodige analyses uit te voeren en zo meer.”

“De financiële hiërarchie, HR, de bestuurders, zelfs onze syndicale partners zijn zeer te spreken over Fleet Agent. Dat zegt wel wat.”

Nog een laatste vraag: wat als er iets niet naar behoren werkt?

“Fleet Agent wordt ondersteund door de dienst Web Support van Alphabet die klaar staat bij eventuele vragen of problemen. Met 3.500 gebruikers die daarin configureren duikt er wel eens een probleem op, ja. We brengen nogal wat teweeg bij Web Support (lacht). Maar alles wordt vlot opgelost. En dat waarderen we!”